指南

笔记、时间线与记录共享

适用角色与场景

笔记：保存背景、研究、会议纪要、判断依据或需要长期参考的内容。
活动：记录已经发生的电话、会议、拜访等互动及其时间。
任务：记录未来要执行的动作及其负责人和截止时间。

一次会议可以同时产生三类记录：活动写清会议已经发生，笔记保存完整纪要，任务承接双方确认的下一步。三者不要互相替代。

推荐流程

在对象时间线中查看上下文

客户、联系人或商机详情会把相关的笔记、任务、活动和会议纪要汇总到对象上下文中。可以按记录类型筛选，先看最近活动，再看未完成任务和关键笔记。

推荐阅读顺序：

先确认最近一次真实互动发生了什么。
再查看客户当前关注点和历史背景笔记。
最后检查是否有明确的未完成任务。

如果对象详情中的关系不完整，先修正客户、联系人或商机的关联，再继续添加新记录。否则同一份信息可能散落在不同对象下。

创建一条可继续使用的笔记

在对象详情的笔记区域选择“新建笔记”，填写标题和正文。建议标题包含日期、主题和对象，例如“5/20 安全评估沟通纪要”。正文至少包含：

已确认事实。
客户仍未确认的问题。
关键联系人和角色。
客户或我方明确承诺。
需要转成任务的下一步。

不要把所有原始材料都堆进一条没有标题的笔记。长内容应保留结构，方便其他成员快速判断哪些是事实、哪些是待确认项。

在笔记中提及对象或成员

笔记支持用 @ 提及团队成员和相关 CRM 对象。提及适合让某位成员关注内容，或表达这条笔记与某个客户、联系人或商机有关。

提及不是权限授权，也不能替代客户、联系人或商机的正式关联。需要团队成员执行的事项，仍应创建任务并设置负责人；需要让记录出现在对象时间线时，确保建立了正确关联。

共享与访问

如果当前记录开放“共享与访问”，可以在对象详情中查看或管理显式共享主体。共享范围受工作空间的记录访问策略、成员角色和当前对象权限影响。

共享前确认：

共享对象是客户、联系人、商机还是其他业务记录。
对方确实需要访问完整记录，而不是只需要一条任务或一封邮件。
笔记中没有不应向对方开放的敏感信息。
保存后重新打开共享设置，确认显示的共享主体和权限范围。

提及、对象关联和显式共享是三种不同机制：提及用于提醒，关联用于建立业务上下文，共享用于控制访问范围。不要把三者混为一谈。

修改或删除笔记

发现笔记内容有误时，优先编辑原笔记并保留清晰的修订结果。删除前确认它不是当前判断、活动复盘或任务依据；删除后，其他成员可能无法从时间线恢复原背景。

为什么这样做

笔记保留长期背景和判断依据，活动记录已经发生的互动。把两者放在对象时间线中，团队才能既看到历史过程，也看到需要长期参考的上下文。

最佳实践

先判断内容是长期背景还是已经发生的互动。
标明信息来源、时间和适用对象。
提及真正需要协作的成员，不用提及扩大无关可见范围。
修改或删除前确认内容是否仍是团队判断依据。

常见错误

为什么我提及了客户，但客户时间线没有这条笔记？

检查是否只是插入了客户 mention，还是已经把笔记正式关联到客户。mention 不一定等于对象关联。

为什么同事看不到我共享的记录？

检查共享是否保存成功、对方是否使用了同一个工作空间，以及记录访问策略是否允许对方查看。不要通过复制敏感内容到其他地方来绕过访问控制。

什么时候应该用笔记，什么时候应该用任务？

需要团队理解背景时用笔记；需要某个人在某个时间完成动作时用任务。通常一条沟通纪要配一条或多条明确任务，比把待办埋在长笔记里更容易协作。